Es gibt diverse private Dokumente, die man sinnvollerweise mehrere Monate oder Jahre behält. Anderenfalls kann dies unter anderem zu finanziellen Nachteilen führen. Wir sagen Ihnen, welche privaten Unterlagen aufbewahrt werden sollten.
01.02.2016 (verpd) Im Laufe der Zeit sammelt sich viel Papierkram an. Doch bezahlte Rechnungen, Steuerbescheide, Versicherungspolicen oder andere Unterlagen sollte man nicht voreilig entsorgen, da sie oftmals noch als Nachweis oder Anspruchsgrundlage notwendig sind.
Beim Ordnen und Aussortieren der privaten Unterlagen gibt es einiges zu beachten, um böse Überraschungen zu vermeiden. Grundsätzlich empfiehlt es sich, wichtige Unterlagen in Kopie an einem externen Ort getrennt von den Originalen zu hinterlegen. So sind diese auch im Falle eines Brandes als Nachweis verfügbar. Belege, die aufzubewahren sind und im Original auf Thermopapier gedruckt wurden, sollte man auf ein normales Papier kopieren, da die Originale mit der Zeit unleserlich werden können.
Zudem ist es wichtig zu wissen, welche Unterlagen weggeworfen werden können und welche besser noch aufzubewahren sind. Denn wer bestimmte Kaufquittungen, Steuerdokumente, Versicherungspolicen oder auch Kontoauszüge zu früh entsorgt, kann unter Umständen Schwierigkeiten bekommen oder hat finanzielle Nachteile.
Unterlagen für die Steuer
Beispielsweise sollten jeder Kaufbeleg, jede Rechnung und jeder Zahlungsnachweis auf steuerliche Absetzbarkeit geprüft und eventuell für das Anfertigen der entsprechenden Steuererklärung aufbewahrt werden. Das gilt beispielsweise auch für Prämiennachweise zu Versicherungsverträgen.
Zudem empfiehlt es sich, Steuerbescheide und eingereichte Steuerunterlagen fünf oder zehn Jahre aufzubewahren, auch wenn hierzu keine gesetzliche Regelung besteht. Denn die Bescheide sind häufig für die Beantragung staatlicher Hilfen – beispielsweise für Elterngeld oder Pflegegeldzahlungen – nötig oder werden von vielen Institutionen wie Banken als Einkommensnachweis verlangt. Viele Steuerbescheide sind zudem nur vorläufig und sollten so lange aufgehoben werden, bis sie endgültig rechtskräftig sind.
Außerdem könnte ein Steuerpflichtiger binnen fünf Jahren nach Zugang der Erklärung für versehentlich falsche Angaben in der Steuererklärung und innerhalb zehn Jahren für Steuerbetrug belangt werden. Dann wären die Steuerunterlagen eventuell als Nachweis seiner Unschuld wichtig.
Nachweis bei Problemen mit der gekauften Ware
Sollte eine gekaufte Ware Mängel aufweisen, ist es ohne einen vorhandenen Kaufbeleg schwierig, mögliche Ansprüche aus einer Gewährleistung oder einer Herstellergarantie zu stellen. Da zum Beispiel die gesetzliche Gewährleistung bei Mängeln mindestens zwei Jahre beträgt, ist es empfehlenswert, beim Kauf einer Ware die entsprechenden Kaufverträge und Rechnungen mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren, um den Kaufzeitpunkt nachweisen zu können.
Gemäß den Paragrafen 437, 438 und folgenden BGB (Bürgerliches Gesetzbuch) können Verbraucher innerhalb von zwei Jahren nach dem Neukauf beweglicher Güter wie Möbeln oder Elektrogeräten aufgetretene Mängel des erworbenen Produktes beim Händler geltend machen.
Hat der Händler oder Hersteller eine Garantie gegeben, sollten die Kaufunterlagen und die Garantieerklärung bis zum Ende der Garantiezeit, die durchaus von der Dauer der Gewährleistung abweichen kann, aufgehoben werden. Bei wertvollen Gütern empfiehlt es sich auch, den Kaufbeleg als Nachweis über den Wert für einen späteren Verkauf oder im Falle einer Beschädigung oder eines Verlustes auf Dauer aufzubewahren.
Kontoauszüge und Mietverträge drei Jahre …
Kontoauszüge sind sinnvollerweise mindestens drei Jahre aufzubewahren. Denn fast alle Alltagsgeschäfte, wie der Kauf von Haushaltsgegenständen, Möbeln oder Elektrogeräten durch Privatpersonen, unterliegen einer dreijährigenVerjährungsfrist, wenn es darum geht, dass der Verkäufer den noch nicht gezahlten Kaufpreis einfordern kann. Mit einem entsprechenden Kontoauszug kann der Käufer jedoch die Bezahlung der Kaufrechnung zweifelsfrei nachweisen.
Auch das Finanzamt kann einen Kontobeleg für eine Ausgabe, die man steuerlich geltend gemacht hat, innerhalb von drei Jahren anfordern. Ebenfalls eine dreijährige Verjährungsfrist besteht in der Regel bei Mietverhältnissen beispielsweise für Rückzahlungs-Forderungen oder Erteilung der Nebenkostenabrechnung seitens des Mieters sowie für Mietforderungen seitens des Vermieters.
Daher sollten auch die Mietverträge und deren Änderungen sowie Übergabeprotokolle und Nebenkostenabrechnungen mindestens drei Jahre lang auch nach einer Beendigung des Mietvertrages aufbewahrt werden. Kontoauszüge über regelmäßige Zahlungen wie Miete oder Unterhalt gelten bis zu vier Jahre später noch als Beleg und sollten entsprechend lange verwahrt werden.
… sowie Handwerkerrechnungen fünf Jahre aufbewahren
Handwerkerrechnungen rund um den Neubau, Umbau oder die Reparatur an einem Gebäude sind fünf Jahre zu verwahren. Denn bei Mängeln, die ein Handwerker hier verursacht hat, gilt eine fünfjährige Verjährungsfrist.
Unterlagen wie Handwerkerrechnungen und Zahlungsbelege sowie Kontoauszüge für Wartungsarbeiten oder Reparaturen an einer Immobilie oder einem Grundstück, die von einer Privatperson in Auftrag gegeben wurden, sind zwei Jahre aufzubewahren.
Denn gemäß Paragraf 14b Absatz 1 UstG (Umsatzsteuergesetz) sind Privatpersonen gesetzlich verpflichtet, diese Dokumente mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ende des Jahres, in dem die Handwerkerrechnungen ausgestellt wurden.
Dokumente, die jahrzehntelang zu verwahren sind
Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten sind 30 Jahre lang zu deponieren. Unterlagen zu Spar- und Darlehensverträgen, Geldanlagen und Krediten sind über die gesamte Vertragslaufzeit aufzubewahren, um zum Beispiel mögliche vertragliche Vereinbarungen nachweisen zu können. Dies gilt auch für Versicherungspolicen (Versicherungsscheine) und Mitteilungen über Vertragsänderungen, sogenannte Nachträge. Diese sollte man als Nachweis über das Bestehen eines Versicherungsschutzes am besten sogar bis zu einem Jahr nach Vertragsbeendigung verwahren.
Es gibt einige Dokumente, die man bis zum Rentenalter, genauer gesagt bis der gesetzliche Rentenanspruch geklärt und bestätigt wurde, aufbewahren sollte, denn sie könnten als Nachweis für rentenrelevante Versicherungszeiten wichtig werden: Dazu zählen Arbeitsverträge, Gehaltsunterlagen sowie Nachweise und Belege über Rentenzeiten, Arbeitslosigkeit, Sozialversicherungs-Beiträge oder auch Ausbildungs- und Studienzeiten.
Manche Dokumente wie Geburts- und Heiratsurkunde, Rentenbescheide, Arztberichte und -befunde, Impfpass, Schul-, Studien- und Arbeitszeugnisse, Führerschein, Kraftfahrzeugschein und -brief sowie Unterlagen rund um den Erwerb von Wohneigentum sollte man ein Leben lang aufbewahren.
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Michael Möhler
I-vista / pixelio.de
